Da Shopify a Fatturazione-Aziendale.it: ordini, corrispettivi e fatture

Come funziona davvero il flusso ordini, corrispettivi e fatture

Aprire un e-commerce su Shopify è semplice: in poche ore puoi caricare i prodotti, attivare i pagamenti e iniziare a vendere.

Poi arriva il primo ordine… e con lui la domanda che sentiamo più spesso da chi sta partendo ora:

“Ok, l’ordine è entrato. Ma adesso come posso essere conforme alle norme fiscali? Come gestisco la fatturazione e il Registro dei Corrispettivi?”

È qui che entra in gioco il nostro ecosistema: Shopify → Sync Fatturazione-Aziendale → Fatturazione-Aziendale.it.
Non parliamo di “fare fatture a caso”, ma di un flusso pensato per importare gli ordini, registrare correttamente gli incassi e gestire i documenti fiscali solo quando servono.

Vediamo cosa succede, in modo pratico.

Il meccanismo completo: cosa fa Shopify, cosa fa Sync Fatturazione-Aziendale, cosa fa Fatturazione-Aziendale.it

Per capire davvero come funziona, è utile separare i ruoli:

• Shopify gestisce lo shop: ordini, pagamenti, clienti.
• Sync Fatturazione-Aziendale collega Shopify al tuo account su Fatturazione-Aziendale.it e sincronizza i dati utili (ordini e informazioni cliente).
• Fatturazione-Aziendale.it è il centro operativo fiscale: qui trovi ordini importati, Registro dei Corrispettivi, fatture, note di credito, invio allo SDI e ricezione fatture fornitori.

In pratica: Shopify vende, Sync Fatturazione-Aziendale trasferisce, Fatturazione-Aziendale.it gestisce la parte fiscale.

Dal clic del cliente alla gestione fiscale: cosa succede quando arriva un ordine

Immaginiamo una situazione concreta:

Un cliente acquista un paio di occhiali da sole dal tuo Shopify, paga con carta e l’ordine risulta pagato.

Da quel momento, il flusso lavora così:

1) Quando l’ordine risulta pagato su Shopify, Sync Fatturazione-Aziendale lo importa in Fatturazione-Aziendale.it

Appena Shopify segna l’ordine come pagato, Sync Fatturazione-Aziendale lo importa automaticamente nel tuo account su Fatturazione-Aziendale.it.

Nel pannello trovi subito:

• L’ordine nell’Elenco Ordini, pronto per essere gestito operativamente.
  Da qui puoi emettere una fattura manualmente quando serve (ad esempio se il cliente la richiede) oppure, in caso di necessità, escludere quell’ordine dal Registro dei Corrispettivi per mantenere i dati coerenti.
• L’anagrafica del cliente nella sezione “Anagrafiche”.
  Se al momento del pagamento mancano dati di fatturazione (sia nel nostro servizio sia in Shopify), puoi completare l’anagrafica con le informazioni necessarie (es. CF/P.IVA, PEC, Codice Destinatario).
  Questo è utile in due casi pratici:
  • su Fatturazione-Aziendale.it, perché i dati completi sono fondamentali per emettere la fattura;
  • su Shopify, perché ti permettono di attivare la fatturazione automatica offerta dal nostro servizio per un determinato cliente.

E se hai ordini precedenti all’attivazione del servizio?

• Puoi inserirli con la funzione “Inserisci manualmente un ordine”, disponibile sia nell’Elenco Ordini sia nel Registro dei Corrispettivi. L’inserimento manuale è possibile senza limiti temporali.
• Se invece vuoi velocizzare l’operazione, possiamo occuparci noi dell’importazione dello storico:
  • per i piani Base o Medio, l’importazione può essere effettuata su richiesta, con preventivo senza impegno;
  • per il piano Avanzato e i Piani Dedicati, l’importazione è inclusa quando prevista dal piano.

Come funziona il conteggio dei documenti
Ogni ordine importato — sia automaticamente che manualmente — consuma 1 documento dal totale disponibile nel piano.
Ordini e fatture vengono conteggiati separatamente: per esempio, un ordine importato + una fattura emessa successivamente corrispondono a 2 documenti consumati.

2) Il sistema gestisce la registrazione automatica nel Registro dei Corrispettivi

Questa è una parte chiave del nostro flusso, perché spesso è qui che nasce la confusione.

Nelle vendite per corrispondenza (cioè le vendite tipiche degli shop online), non è obbligatorio emettere una fattura per ogni ordine: la fattura viene emessa solo se il cliente la richiede, indipendentemente dal fatto che sia un privato o un’azienda, e indipendentemente dal fatto che il cliente sia in Italia o all’estero.

Detto in modo semplice: nello shop online l’ordine non “genera automaticamente una fattura” per definizione.
Quello che conta, dal punto di vista operativo, è gestire correttamente la registrazione delle vendite: ed è esattamente ciò che fa Fatturazione-Aziendale.it in automatico, partendo dagli ordini importati tramite Sync, compilando il Registro dei Corrispettivi.

Quando si decide di fatturare “sempre” (scelta organizzativa)

In alcuni casi, però, l’azienda sceglie di emettere fattura per ogni ordine per una decisione interna (amministrazione più ordinata, esigenze di controllo, flussi con il commercialista, ecc.).

Questa scelta è possibile solo se si è certi di avere sempre:

• i dati di fatturazione completi del cliente
• una logica coerente di gestione per evitare errori o documenti scartati

In questo scenario, Sync e Fatturazione-Aziendale.it diventano ancora più utili perché aiutano a raccogliere e gestire i dati e a tenere il flusso ordinato, senza lavorazioni manuali inutili.

Importante: non confondere Registro dei Corrispettivi e Registro Telematico

Su questo punto molti fanno confusione, perché i nomi si somigliano, ma si tratta di due gestioni diverse dal punto di vista normativo e fiscale.

1) Registro dei Corrispettivi (shop online)
È il registro legato alle vendite dello shop online: viene compilato e va conservato in azienda (utile anche in caso di controlli).
Nella pratica, lo si condivide periodicamente con il commercialista (spesso su base mensile) per le liquidazioni e le registrazioni contabili.

2) Registro Telematico / Corrispettivi telematici (negozi fisici)
È invece la gestione tipica dei punti vendita fisici: i corrispettivi vengono memorizzati e trasmessi telematicamente all’Agenzia delle Entrate tramite il registratore di cassa telematico presente in negozio.
Se per un periodo c’è un’impossibilità temporanea di invio, si utilizza la procedura/strumento messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate nel cassetto fiscale per regolarizzare la trasmissione.

In breve: shop online e negozio fisico seguono flussi diversi. Nel nostro caso parliamo del Registro dei Corrispettivi legato alle vendite Shopify, gestito e organizzato dentro Fatturazione-Aziendale.it a partire dagli ordini importati tramite Sync.

Quando la fattura elettronica entra davvero in gioco nel nostro flusso

Con Shopify + Sync + Fatturazione-Aziendale.it, la fattura si gestisce in tre casi pratici.

1) Il cliente richiede la fattura (gestione manuale)

Se il cliente chiede fattura, puoi emetterla manualmente partendo dall’ordine già importato.
Il vantaggio è concreto: lavori su dati già presenti e ordinati, completando solo ciò che serve per emettere correttamente il documento.

2) Vuoi automatizzare la fatturazione per un cliente specifico (automatismi sì, ma controllati)

Sync rende disponibili in Shopify i campi necessari per raccogliere i dati fiscali del cliente e, soprattutto, per attivare la fatturazione automatica offerta dal nostro servizio a livello di singolo cliente.

Se:

• i dati sono completi
• l’opzione è attiva prima del pagamento

allora Fatturazione-Aziendale.it genera la fattura automaticamente e la invia allo SDI.
Il punto forte è che l’automatismo è cliente per cliente, così riduci errori e scarti.

3) Vendite all’estero

Se vendi verso clienti esteri, puoi configurare le regole direttamente in Fatturazione-Aziendale.it, così il sistema emette automaticamente il documento corretto in base al tipo di operazione.

Annulli e resi: come restare coerenti tra ordini, registro e documenti

In un e-commerce annulli e resi fanno parte della normale operatività. L’importante è gestirli in modo ordinato, mantenendo coerenza tra registro e documenti.

Se l’ordine viene annullato prima dell’emissione fattura

L’importo non viene considerato come incasso definitivo e il registro rimane coerente.

Se invece hai già emesso una fattura e il cliente effettua un reso

In questo caso dovrai emettere una nota di credito elettronica manualmente da Fatturazione-Aziendale.it (non dall’app Shopify).
La nota di credito viene inviata allo SDI.

E qui c’è un principio fondamentale del nostro flusso:

Quando esiste una fattura o una nota di credito, ci sono due possibiltà:
– l’importo viene registrato comunque nel Registro dei Corrispettivi ed in più nel Registro viene indicato che in quel giorno è stata emessa una fattura
– l’importo non viene registrato nel Registro dei Corrispettivi e non viene indicata nel Registro alcuna fattura
Dall’elenco degli ordini in Fatturazione-Aziendale.it puoi modificare la registrazione di ogni singolo ordine nel Registro dei Corrispettivi.


Con Shopify, Sync Fatturazione-Aziendale e Fatturazione-Aziendale.it hai un flusso strutturato che ti permette di gestire correttamente la parte fiscale legata alle vendite online. Dall’importazione degli ordini alla compilazione del Registro dei Corrispettivi, fino all’emissione delle fatture quando richieste o previste dalla tua organizzazione interna, trovi gli strumenti necessari per mantenere una gestione chiara, tracciabile e in linea con gli adempimenti.