Fattura Elettronica Verso Privati: Cosa Devi Sapere

La fatturazione verso privati può sembrare un argomento complesso, soprattutto per chi vende a clienti italiani, UE o extra-UE. Tuttavia, comprendere le regole principali e i requisiti è fondamentale per evitare errori e garantire la conformità normativa. In questo articolo vedremo quali sono i dati necessari, quando emettere la fattura e come gestire i casi specifici, come le vendite da shop online. Infine, ti mostreremo come semplificare il tutto con Fatturazione-Aziendale.it.

I principali argomenti su cui ci soffermeremo sono:

01. Quali Sono i Dati Obbligatori per Emettere una Fattura Verso clienti Privati ?
02. Quando Emettere la Fattura per Clienti Italiani, UE ed Extra-UE
03. Come Recapitare una Fattura Elettronica e Cosa Scrivere
04. Creare ed inviare velocemente fatture con Fatturazione-Aziendale.it

01. Dati Obbligatori per Emettere una Fattura Verso clienti Privati

Per clienti privati Italiani

Quando il destinatario è un consumatore finale senza piva, la compilazione della fattura richiede attenzione per garantire conformità normativa. Ecco cosa devi sapere:

• Codice Fiscale obbligatorio:
  Per emettere una fattura elettronica nei confronti di un privato, il codice fiscale del destinatario è un dato indispensabile. Questo campo permette al Sistema di Interscambio (SdI) ed all’Agenzia delle Entrate di identificare correttamente il destinatario.
• Codice destinatario o Pec obbligatorio:
  – Pec – se il cliente dispone di un indirizzo di posta certificata è possibile utilizzarlo al posto del Codice destinatario
  – Codice Destinatario: In mancanza di un codice destinatario specifico (che di norma è riservato a possessori di Partita IVA), è necessario inserire il valore generico “0000000” (sette zeri).
  – In Fatturazione-Aziendale, se il cliente non ha una PEC, è sufficiente la casella “Consumatore Finale (senza PEC e senza Codice) ”
• Indirizzo obbligatorio:
  – L’indirizzo del cliente deve essere obbligatoriamente inserito
  – È consigliato richiedere questi dati al momento dell’acquisto

Per clienti privati UE

Quando il destinatario è un consumatore finale senza piva, la compilazione della fattura richiede attenzione per garantire conformità normativa. Ecco cosa devi sapere:

• Codice Fiscale obbligatorio:
  Se disponibile va scritto altrimenti va scritto il codice del paese (scritto in maiuscolo) seguito da 99999999999 (11 volte la cifra 9) ad esempio, per la Spagna ES99999999999
• Codice destinatario o Pec obbligatorio:
  – Codice Destinatario: è necessario inserire il valore generico “XXXXXXX” (sette volte X – maiuscolo).
  – NON bisogna selezionare la casella “Consumatore Finale (senza PEC e senza Codice) ” in quanto, come abbiamo detto prima, bisogna scrivere XXXXXXX
• Indirizzo obbligatorio:
  – L’indirizzo del cliente deve essere obbligatoriamente inserito
  – È consigliato richiedere questi dati al momento dell’acquisto

Per clienti privati Extra-UE

Quando il destinatario è un consumatore finale senza piva, la compilazione della fattura richiede attenzione per garantire conformità normativa.
Ecco cosa devi sapere:

1. • Codice Fiscale obbligatorio:
     Se disponibile va scritto altrimenti va scritto OO99999999999 (due letter O maiuscole e 11 volte la cifra 9)
   • Indirizzo Obbligatorio:
     – L’indirizzo del cliente deve essere obbligatoriamente inserito
     – È consigliato richiedere questi dati al momento dell’acquisto
   • Codice destinatario o Pec obbligatorio:
     • Codice Destinatario: è necessario inserire il valore generico “XXXXXXX” (sette volte X – maiuscolo).
     • NON bisogna selezionare la casella “Consumatore Finale (senza PEC e senza Codice) ” in quanto come abbiamo detto prima bisogna scrivere XXXXXXX
       
       

02. Tipi di fatture e termini di trasmissione

L’art. 21 –comma 4 stabilisce che, in via ordinaria, la fattura è emessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione determinata ai sensi dell’articolo 6 del D.P.R. 633/1972.

Tipologie di Fatture che puoi inviare al SdI oltre i 12 giorni

In generale, la normativa sulla fatturazione elettronica prevede che le fatture debbano essere inviate al Sistema di Interscambio (SdI) entro 12 giorni dalla data dell’operazione. Tuttavia, ci sono alcune situazioni particolari in cui è consentito l’invio tardivo o in cui il termine dei 12 giorni non si applica rigidamente.
Ecco le principali tipologie di fatture che possono essere inviate oltre i 12 giorni, tenendo conto delle regole stabilite:

Fatture differite

Le fatture differite sono emesse per documentare operazioni già avvenute e supportate da documenti di trasporto (DDT), ricevute o altri documenti idonei.

• Quando puoi inviarle al SdI:
  Le fatture differite devono essere emesse e trasmesse al SdI entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione.
  – Esempio: Una vendita con DDT datato 20 ottobre può essere fatturata e inviata al SdI entro il 15 novembre.

Fatture per operazioni intracomunitarie (Clienti UE)

Per le operazioni di cessione di beni o prestazione di servizi nei confronti di clienti residenti nell’Unione Europea, la fattura elettronica non è obbligatoria, ma può essere emessa per comodità o trasparenza.

• Quando puoi inviarle al SdI:
  la fattura va emessa entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione (data di consegna o spedizione verso altro Stato UE).

Fatture di integrazione per acquisti intracomunitari (Reverse Charge) e Autofatture

Nel caso di acquisti di beni o servizi da fornitori intracomunitari, è necessario emettere una fattura di integrazione (autofattura).

• Quando puoi inviarle al SdI:
  La fattura di integrazione può essere inviata entro il 15 del mese successivo alla ricezione della fattura originale del fornitore.

Fatture per operazioni extra-UE

Per le operazioni di esportazione verso clienti residenti in paesi extra-UE, la normativa non prevede l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica tramite SdI, ma è possibile farlo per comodità o per tenere traccia delle operazioni.

• Quando puoi inviarle al SdI:
  La fattura deve essere inviata entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione (Art. 21, comma 4, lett. d) del DPR 633/1972).

Fatture emesse a seguito di richieste tardive dei clienti

Per vendite per corrispondenza (shop online o simili), non vi è obbligo di emissione della fattura, salvo esplicita richiesta del cliente.

• Quando puoi inviarle al SdI:
  La fattura può essere emessa e inviata oltre i 12 giorni, purché entro i termini previsti dalla richiesta del cliente o della normativa (generalmente entro il mese successivo alla transazione).

Autofatture per regolarizzazione di omessi o errati documenti

Se un fornitore non emette la fattura o la emette in modo errato, il cliente può emettere un’autofattura per regolarizzare l’operazione.

• Quando puoi inviarle al SdI:
  L’autofattura deve essere trasmessa al SdI entro 30 giorni dalla scadenza del termine di emissione della fattura originale.
  
  

3. Specifiche per Shop Online e Vendite per Corrispondenza

Per le transazioni effettuate tramite e-commerce o vendite per corrispondenza:

• Obbligo di fatturazione:
  – Non c’è obbligo di emettere una fattura elettronica per clienti privati, salvo esplicita richiesta del cliente al momento dell’acquisto.
• In caso di richiesta:
  – Il recapito segue le modalità standard (Codice Destinatario, PEC o Codice Generico “0000000”).
  – È buona prassi inviare una copia di cortesia al cliente via email, anche se non obbligatorio.
  
  

4. Errori da Evitare nel Recapito della Fattura

• Codice Destinatario errato: Inserire un codice inesatto può impedire il recapito della fattura.
• PEC non valida o inattiva: Verificare sempre l’esattezza dell’indirizzo PEC fornito dal cliente.
• Mancato utilizzo del Codice Generico “0000000”: Per i privati senza Partita IVA, è obbligatorio utilizzare questo codice, pena l’invalidità della fattura.