La Conservazione Sostitutiva è una procedura legalmente regolamentata per dare un valore legale nel tempo alla Fattura Elettronica attraverso servizi forniti da aziende accredditate per questo tipo di servizio.
La sua caratteristica principale è l’applicazione della Marca Temporale ad ogni documento inviato in Conservazione, garantendo così la sua validità giuridica nel tempo.
Dato che le richieste tecniche e di personale altamente specializzato hanno reso l’accesso all’accreditamento solo a poche aziende (la maggior parte provider internet), spesso ti ritroverai ad abbonarti al loro servizio attraverso i servizi per la Fatturazione Elettronica che stai usando, che in questo caso fanno da intermediari.
Quindi la maggior parte dei servizi di Fatturazione Elettronica usano terze aziende per la parte conservazione sostitutiva aggiungendo i costi extra nel prezzo finale del servizio.
Il problema che risorge e: cosa succede quando ci sono problemi con la conservazione in seguito ad un controllo fiscale. Il contratto per la conservazione vine firmato non direttamente con l’azienda accreditata ma con l’intermediario.
E se invece di essere obbligati a pagare per un servizio gratis, come la conservazione obbligatoria ci fosse un alternativa?
Se preferisci avere chiaro dove sono tutte le tue fatture (a nostro avviso il posto migliore), e quindi renderle disponibili là dove ha senso ed accessibili anche al tuo commercialista ti consigliamo il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate.
Cosa comprende?
Il servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate per la Conservazione Sostitutiva offre una conservazione dei documenti per 15 anni dalla loro data e va richiesto il rinnuovo (gratis) ogni 3 anni. (anzichè 2 come per le aziende private)
Responsabilità:
Anche se in tanti articoli online troverete informazioni preoccupanti riguardanti la responsabilità e l’utilizzo del servizio, bisogna chiarire che tanti non hanno capito a fondo l’argomento, anche perchè ci sono informazioni incomplete da parte dell’agenzia delle entrate ma, in materia di utilizzo del servizio, la questione è più semplice di quanto pensiate.
Nel Manuale della Conservazione, manuale che è messo a disposizione di chi aderisce al servizio, l’agenzia delle entrate dichiara se stessa come responsabile del servizio di conservazione. Basta scaricare il manuale al momento dell’adesione e leggere attentamente.
Com’è normale che sia, il responsabile dei dati inviati in conservazione e della scelta del servizio per la conservazione, sei tu azienda, perchè sei quello che sceglie con chi farla ma sei anche quello che emette i documenti, quindi in nessuna maniera potrai scaricare questa responsabilità su nessuna azienda che offre la conservazione sostitutiva, sia essa privata o pubblica.
Se scegli la conservazione con l’Agenzia devi sapere che tutte le fatture che passano attraverso il sistema di interscambio andranno in conservazione automaticamente.
Puoi e devi caricare manualmente le fatture che sono state emesse prima della tua conferma di adesione al servizio gratis dell’agenzia.,
C’è da precisare che fino a al 3 maggio l’agenzia terrà in conservazione tutto per aiutarti nella fase intermedia di questo passaggio verso la fatturazione elettronica, dopodichè, se fino al 3 maggio non hai scelto di rimanere con loro, le fatture saranno cancellate.
Bisogna stare attenti perchè se non attivi la conservazione con l’Agenzia dovrai farlo privatamente con chi pensi sia meglio, e quindi ti conviene verificare che il servizio privato scelto abbia tutte le tue fatture in conservazione.
Ma vediamo passo per passo come fare la Conservazione Sostitutiva con l’Agenzia delle Entrate:
Step 01.
Accedi al sito Fatture e Corispetivi dell’Agenzia delle Entrate e fai login.
Ti servira il Codice fiscale / Codice Entratel la tua password e il codice PIN ricevuto. In alternativa puoi collegarti attraverso la carta CNS o SPID
Step 02.
Dopo il login ti ritroverai con la home di benvenuto, dove dovrai scegliere la voce “Fatturazione elettronica” presente nella parte sinistra in basso.
Step03
Step 03
Dopo aver cliccato, troverai finalmente nella schermata successiva il link per il servizio della Conservazione Sostitutiva con l’Agenzia.
Cliccate quindi sul link della conservazione “Accedi alla conservazione“
Step 04
Sarai invitato a prendere visione dell’ “Accordo di servizio” e del “Manuale della conservazione“.
Il nostro consiglio e di scaricarli in una cartella collegata a questo argomento perchè dopo diventa difficile trovarli nel sistema. Devi anche essere d’accordo con tutte le altre condizioni del secondo punto, condizioni normali richeste anche da un’azienda privata che offre questo tipo di servizi.
Dopo aver verificato i dati, nome, indirizzo, codice fiscale, visionato e accettato le condizioni, clicca con fiducia sul pulsanet invia, non succedera nulla di brutto 🙂
Questa schermata la vedrai solo una volta. La prossima volta che farai login vedrai diretamente lo step 05
Ps: scarica il manuale e il pdf dell’accordo di servizio perchè dopo sarà quasi impossibile ritrovarli.
Step 05
La prossima schermata che vedi è questa:
Puoi inviare le fatture elettoniche che non sono presenti attraverso “fai una nuova richiesta di conservazione”.
Cliccando su questa voce avrai la possibilità di fare più cose: Nuvo invio in conservazione; Nuova richiesta di esibizione; monitoraggio delle richieste e revocare l’adesione al servizio. (vedi sotto)
Registrazione indirizzo telematico all’agenzia delle entrate
Un altro STEP che non è strettamente collegato alla conservazione ma che renderà la vita semplice al tuo commercialista e a te è l’inserimento del codice Destinatario anche sul sito delle Fatture e corrispettivi.
Ogni volta che modificate questo codice, perchè magari ti sposti da un servizio a un altro, bisogna ricordarsi di aggiornare anche qui.
Perchè segnare questi dati?
Perchè è possibile che alcune delle tue fattture vadano disperse per colpa dei tuoi fornitori. Inserendo qui il codice destinatario, stai sostituiendo tutte le altre maniere di ricevere fatture, come la pec, con questo codice destinatario, indifferentemente da come ha deciso il tuo fornitore di inviarti la fattura elettronica.
La fattura ti viene recapitata correttamente in un unico posto, qui sull’agenzia delle entrate, nel tuo casetto fiscale, e a portata del tuo commercialista.
Ricapitoliamo
Tempi di attivazione del servizio di conservazione: 2 min
Costi: Gratis
Rinnuovo servizio: gratis ogni 3 anni
Responsabile della conservazione: Sogei, azienda accreditata per l’agenzia delle entrate
Responsabile dei dati inviati ed emessi: tu
Registrazione indirizzo telematico : ricevere tutte le fatture in un unico posto.
Ricordati: è l’agenzia delle entrate il tuo “postino” quindi aiutalo a consegnare correttamente.
